Qui sommes-nous ?

L’Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS) est une organisation non gouvernementale de droit Camerounais qui a pour mission principale d’améliorer de manière durable et mesurable la situation sociale de la population camerounaise et de promouvoir la santé et la prospérité des familles. Ainsi, ACMS travaille en coopération avec le gouvernement et ses partenaires des secteurs public et privé pour offrir des programmes de santé de haute qualité, atteignant toutes les populations dans le besoin. Depuis plus de vingt-cinq ans, ACMS offre à la population camerounaise des interventions de santé publique complètes et fondées sur des preuves, notamment des programmes dans la santé de la reproduction, la lutte contre le paludisme, la lutte contre le VIH et les hépatites entre autres.

Rejoignez-nous !

L'Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS) a obtenu un financement du « System to End the Malaria Burden Through Meaningful Engagement (SEMBE I) » de l’Agence Américaine pour le Développement (USAID) pour appuyer l'équipe du Programme national de lutte contre le paludisme (PNLP) à l’ effet de  diriger et mettre en œuvre des services de prévention, de diagnostic et de traitement du paludisme fondés sur des données probantes aux niveaux régional et communautaire, axés sur la région de l'Extrême-Nord du Cameroun. Ce projet vient également renforcer la capacité du Gouvernement à orienter et à promouvoir des solutions locales dans la lutte contre le paludisme en droite ligne avec les objectifs de la République du Cameroun et en soutien aux priorités de l'USAID décrites dans la stratégie de coopération au développement du pays 2020-2025 (CDCS).

Basé dans la région de l’extrême Nord, le projet permettra de mettre en œuvre une approche durable et fondée sur des données probantes pour le contrôle et l'élimination du paludisme, grâce à quatre objectifs :

- Objectif 1 : Accroitre l'accès et l'utilisation d'un diagnostic de qualité du paludisme, de moustiquaires imprégnées d'insecticide (MII) et de services de prévention et de traitement à base de médicaments au niveau de l'établissement et de la communauté.

- Objectif 2 : Accroitre l’adoption de comportements de prévention et de recherche de traitement pour le paludisme et d'autres maladies fébriles

- Objectif 3 : Améliorer l'accès à des données de qualité sur le paludisme et de leur utilisation.

- Objectif 4 : Renforcer les systèmes de santé afin d'optimiser la planification, la coordination et la gestion de la réponse locale au paludisme et aux autres maladies fébriles.

Votre Contribution :

• Apporter un appui dans la gestion administrative du projet ;
• Rédiger les correspondances administratives.
• Assurer la circulation des courriers officiels ;
• Effectuer l’enregistrement et le classement des différents documents reçus ;
• Appuyer et suivre tous les achats du projet ;
• Apporter un appui logistique à l’organisation des séminaires et ateliers du projet ;
• Recevoir les demandes d’avance de voyage et les documents justificatifs des dépenses d’activités pour les soumettre à la signature ;
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’ACMS et les partenaires extérieures ;
• Assurer la logistique (réservation et voyage) ;
• Assister aux réunions et élaborer les rapports et compte rendu.
• S’assurer que tous les fournisseurs soumissionnaires sont agréés par l’ACMS ;
• Elaborer et mettre régulièrement à jour les plans de passation des marchés conformément aux exigences de l’ACMS et du bailleur ;
• S’assurer que toutes les demandes d’achat reçues sont complètes et correctement approuvées ;
• Elaborer avec célérité les dossiers de consultation (avis à manifestation d’intérêts, demande de cotations, dossier d’appel d’offres, demande de proposition etc.) conformément aux procédures applicables ;
• Préparer, organiser et coordonner les séances d’ouverture et d’évaluation des soumissions ;
• Proposer et mettre en place des outils pour améliorer l’exécution des demandes d’achats ;
• Elaborer les lettres ou bons de commande au nom du ou des fournisseur(s) retenus en garantissant au besoin une imputation correcte des codes projet et des lignes ;
• Assurer le respect des exigences du bailleur en ce qui concerne la procédure de passation des marchés et de la législation locale ;
• Maintenir à jour un classement approprié de tous les documents d’approvisionnement sur le projet et s’assurer que les supports sont disponibles et accessibles au besoin ;
• Participer à la mise à jour de la liste des fournisseurs et prestataires en collaboration avec les membres du comité d’achat conformément aux procédures en vigueur ;
• Tenir et actualiser les fichiers électroniques des équipements, des matériels et du parc automobiles et motos ;
• Tenir les fiches d’inventaires des bureaux et des matériels mis à la disposition des employés ;
• Effectuer toute autre tâche liée aux activités qui vous seront assignées.

 

Que recherchons-nous ?

Nous recherchons un (01) Assistant Administratif (H/F) qui incarnera les valeurs de l’ACMS ci-dessous énumérées :

1. Pragmatisme : Vous vous lancez et maintenez votre élan même lorsque les choses sont ambiguës et ne laissez pas la perfection prendre le pas sur le suffisant.
2. Honnêteté : Vous n'avez pas peur de vous exprimer et de dire ce que vous pensez.
3. Mesure : Vous fixez des objectifs clairs et stimulants et vous vous tenez responsable de l'obtention de résultats mesurables.
4. Engagement : Vous êtes indépendant et libre penseur, mais vous êtes prêt à adhérer à la direction de l'équipe et à vous engager pour son succès.

Les Bases :

• Diplôme universitaire : BAC+2 en Administration, Secrétariat de Direction ou diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins quatre (04) ans en matière de secrétariat de direction, gestion administrative, gestion des marchés/achats, gestion des approvisionnements ou équivalent dans un organisme de développement, une ONG, un projet ou une entreprise de grande envergure ;
• En substitution du diplôme requis : Avoir plus de Cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine en Gestion des marchés, gestion administrative, secrétariat de direction ou équivalent ;

Qu’est-ce qui nous intéresserait ?

• La familiarité avec les ONG ;
• Maîtrise du français et connaissance de l’anglais ;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels (Word, power point, Excel) ;
• Familiarité avec les politiques et procédures administratives des donateurs du gouvernement américain
• Autogestion démontrée (motivation, gestion de la pression, adaptabilité) et capacité à projeter une image professionnelle et cohérente de confiance, d’intégrité et de compétence.

 Comment constituer votre Dossier de candidature ?

• Une Lettre de motivation ;
• Un curriculum vitae détaillé (CV) suivant le formulaire disponible à cet effet sur le site : http:// www.acms-cm.org ;
• Photocopies des diplômes exigés. Une vérification des Diplômes sera effectuée pour le candidat retenu ;
• Les photocopies des documents qui justifient l’expérience du candidat, (Attestation, d’emploi, certificat de travail, ou tout autre document y relatif).

 

Votre dossier de candidature :

Les dossiers complets seront envoyés uniquement sur la plateforme suivante : https://jobs.acms-cm.org 

Notre politique d’emploi

ACMS est un employeur équitable et encourage les candidatures de personnes qualifiées sans distinction de race, religion, couleur, sexe, âge, origine nationale, handicap, état matrimonial, immatriculation, appartenance politique, statut ou responsabilités familiales, identité ou, grossesse, accouchement, conditions médicales connexes ou allaitement maternel, information génétique, amnistie, ancien combattant, ancien combattant handicapé, statut de membre des forces armées ou de statut professionnel.

ACMS est un employeur qui offre des chances égales d’emploi et encourage fortement les candidatures féminines. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

L’ACMS se réserve le droit de procéder à un recrutement à un niveau inférieur ou sur la base d'un profil de poste modifié.

Des références seront exigées. Le candidat retenu devra passer une vérification des antécédents.

NB : Cet avis d’appel à candidatures restreint est ouvert exclusivement aux candidats ayant déjà eu une expérience avec l’ACMS, conformément aux critères ci- après

• Etre employé permanent à l’ACMS ou l’avoir été au cours de l’année qui précède la publication de l’avis d’appels à candidatures
• Etre consultant à l’ACMS ou l’avoir été au cours de l’année qui précède la publication de l’avis d’appels à candidatures

Informations clés sur le poste :

Type de contrat : Permanent, Contrat à Durée Indéterminée lié au projet

Niveau du poste : 9ième catégorie, échelon C du secteur tertiaire II de la Convention Collective Nationale du Commerce et prise en compte du tableau des indemnités et primes en vigueur à l’ACMS.

Lieu de travail : Extrême Nord

Statut : Poste Local

Type de poste : Junior

Date de prise de fonction : 1^er novembre 2023

Date de fin du projet : Aout 2028

 

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Who is ACMS?

The Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS) is a non-governmental organization incorporated under Cameroonian law, whose principal mission is to achieve sustainable and measurable improvements in the social situation of the Cameroonian population, and to promote the health and prosperity of families. As such, ACMS works in cooperation with the government and its public and private sector partners to deliver high-quality healthcare programs, reaching all populations in need. For over twenty-five years, ACMS has been providing the Cameroonian population with comprehensive, evidence-based public health interventions, including programs in reproductive health, malaria control, HIV and hepatitis, among others.

Join us!

The Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS) has secured funding from the US Agency for International Development's (USAID) "System to End the Malaria Burden Through Meaningful Engagement (SEMBE I)" to support the National Malaria Control Program (NMCP) team to lead and implement evidence-based malaria prevention, diagnosis and treatment services at regional and community levels, focusing on the Far North region of Cameroon. This project also strengthens the Government's capacity to guide and promote local solutions in the fight against malaria, in line with the objectives of the Republic of Cameroon and in support of USAID's priorities outlined in the country's Development Cooperation Strategy 2020-2025 (CDCS).

Based in the Far North region, the project will implement a sustainable, evidence-based approach to malaria control and elimination, through four objectives:

- Objective 1: Increase access to and use of quality malaria diagnostics, insecticide-treated nets (ITNs) and drug-based prevention and treatment services at facility and community levels.

- Objective 2: Increase adoption of prevention and treatment-seeking behaviors for malaria and other febrile illnesses.

- Objective 3: Improve access to and use of quality malaria data.

- Objective 4: Strengthen health systems to optimize planning, coordination and management of the local response to malaria and other febrile diseases.

 

Your Contribution :

• Provide administrative support for the project;
• Draft administrative correspondence.
• Ensure the circulation of official correspondence;
• Record and file documents received;
• Support and monitor all project purchases;
• Provide logistical support for the organization of project seminars and workshops;
• Receive requests for travel advances and supporting documents for activity expenses, and submit them for signature;
• Ensure the flow of information, communicate with ACMS departments and external partners;
• Ensure logistics (reservations and travel);
• Attend meetings and prepare reports and minutes.
• Ensure that all tendering suppliers are approved by ACMS;
• Develop and regularly update procurement plans in accordance with ACMS and donor requirements;
• Ensure that all requisitions received are complete and properly approved;
• Promptly prepare solicitation documents (notice of expression of interest, request for quotations, tender documents, request for proposal, etc.) in accordance with applicable procedures;
• Prepare, organize and coordinate bid opening and evaluation sessions;
• Propose and implement tools to improve the execution of purchase requisitions;
• Prepare letters or purchase orders on behalf of the selected supplier(s), ensuring correct allocation of project codes and lines where necessary;
• Ensure compliance with donor requirements regarding procurement procedures and local legislation;
• Maintain appropriate filing of all project procurement documents and ensure that media are available and accessible as required;
• Participate in updating the list of suppliers and service providers in collaboration with members of the purchasing committee, in accordance with current procedures;
• Maintain and update electronic files on equipment, materials and the fleet of cars and motorcycles;
• Maintain inventory records for offices and materials made available to employees;
• Carry out any other tasks related to the activities assigned to you.

 

What are we looking for?

We are looking for one (01) administrative assistant (M/F) who will embody the ACMS values listed below:

1. Pragmatism: You jump in and maintain momentum even when things are ambiguous, and don't let perfection get ahead of sufficiency.
2. Honesty: You're not afraid to speak up and say what's on your mind.
3. Measurement: You set clear, challenging goals and hold yourself accountable for achieving measurable results.
4. Commitment: You're independent and a free thinker, but you're willing to buy into the team's direction and commit to its success.

Basic Requirements:

• University degree: HND in Administration, Executive Secretarial or equivalent;
• At least four (04) years' professional experience in executive secretarial work, administrative management, contract/purchase management, supply management or equivalent in a development organization, NGO, project or large-scale enterprise;
• In substitution of the required diploma: Have more than Five (5) years of relevant professional experience in the field of Contract Management, Administrative Management, Executive Secretary or equivalent;

 

What would interest us?

• Familiarity with NGOs;
• Fluency in French and English language skills;
• Good command of computer tools and software (Word, Power Point, Excel);
• Familiarity with US government donor policies and administrative procedures
• Demonstrated self-management (motivation, pressure management, adaptability) and ability to project a professional and consistent image of trust, integrity and competence.

 

 How to compile your application file

• A cover letter ;
• A detailed curriculum vitae (CV) using the form available for this purpose on the website: http:// www.acms-cm.org ;
• Photocopies of required diplomas. Diplomas will be checked for successful candidates;
• Photocopies of documents justifying the candidate's experience (attestation of employment, work certificate, or any other related document). A check of professional references will be carried out for the successful candidate.

 

Your application:

Complete applications must be sent to the following platform only : https://jobs.acms-cm.org

 

Our employment policy

ACMS is an equal opportunity employer and encourages applications from qualified individuals regardless of race, religion, color, sex, age, national origin, disability, marital status, registration, political affiliation, family status or responsibilities, identity or, pregnancy, childbirth, related medical conditions or breastfeeding, genetic information, amnesty, veteran, disabled veteran, status as a member of the armed forces or professional status.

 

ACMS is an equal opportunity employer and strongly encourages applications from women. Only short-listed candidates will be contacted.

ACMS reserves the right to recruit at a lower level or on the basis of a modified job profile.

 

References will be required. The successful candidate will be required to pass a background check.

 

NB: This restricted call for applications is open exclusively to candidates with previous experience with ACMS, in accordance with the following criteria.

• Be a permanent employee of ACMS or have been during the year preceding the publication of the call for applications.
• Be a consultant to ACMS or have been one in the year prior to publication of the call for applications.

Key job information:

• Type of contract: Permanent, project-related permanent contract.
• Job level: 9th category, step C of the tertiary sector II of the Convention Collective Nationale du Commerce and taking into account the table of allowances and bonuses in force at ACMS.
• Workplace: Far North
• Status : Local position
• Position type : Junior
• Start date : November 1, 2023
• Project end date : August 2028